Arkiv i DKS-portalen
DKS-portalen er nå utviklet med funksjoner og rammeverk for innebygd arkiv. Arbeidet med innebygd arkiv er gjort i tett samarbeid med Innlandet og Østfold fylkeskommune.
Målet med innebygd arkivering er at den riktige informasjonen blir tatt vare på av seg selv når arkivverdig informasjon behandles og blir skapt. Brukere av systemet trenger da ikke bruke tid på arkivering når alle aktuelle prosesser i DKS-portalen har automatisk arkivering. Arkiveringen er basert på automatikk og faste regler.
Innbygd arkivering innebærer at informasjon som dokumenterer arbeidsprosesser håndteres på en slik måte at den er til å stole på, at den lett gjenfinnes og at den lar seg bevare så lenge vi har bruk for den. Prosessbeskrivelser og veiledninger knyttet til felles nasjonale prosesser ved bruk av DKS-portalen oppdateres og gjøres tilgjengelig av Kulturtanken.
Offentlig journal
Å føre en journal er et krav i arkivloven. Link til den offentlige journalen for dokumentasjon skapt i DKS-portalen finner dere her:
https://www.denkulturelleskolesekken.no/dks-portalen/offentlig-journal/
Publisering av offentlig journal trer i kraft fra 1. mai, i henhold til Hovedavtalen for DKS-portalen.
Mer informasjon om hvordan journalen i DKS-portalen fungerer, finner dere her: https://forum.denkulturelleskolesekken.no/emne/journal-lansert-i-dks-portalen-et-viktig-steg-i-arbeidet-med-innebygd-arkiv/
Dokumentasjonsplan for DKS-portalen
Dokumentasjonsplanen for DKS skal vise hva arkivet omfatter og hvordan arkivarbeidet er organisert slik at bestemmelser i arkivloven blir ivaretatt, jf. arkivloven § 8. Planen dokumenterer prosesser knyttet til forvaltning av ordningen for Den kulturelle skolesekken.
Dokumentasjonsplanen ligger her:
Interne rutiner for DKS-enhetene
Fylkeskommuner og kommuner skal ha interne rutiner for dokumentfangst, journalføring/registrering, tilgangsstyring og kvalitetssikring av arkivene, jf. arkivloven med forskrifter. Eksempler på rutiner fra Innlandet og Østfold fylkeskommune vil publiseres her i nær framtid.