Til deg som er på turné for DKS
Før turné
Om hva du og vi må forberede før turnéstart.
Produsent
Dette er ofte den første personen du har kontakt med. Produsenten vil kunne svare på spørsmål om DKS-ordningen, forventninger til utvikling eller tilpasning av din produksjon, turnéring, teknisk utstyr, avtaler og honorar.
Turnéansvarlig
Turnéansvarlig følger opp turneen som legges innenfor rammene og perioden du avtaler med produsenten. Turnéansvarlig har også ansvar for eventuell reise, leiebil og overnatting.
Kulturkontakt
Kulturkontakten er DKS sin kontaktperson på skolen som du kontakter i forkant av hvert besøk. De har ansvar for praktisk gjennomføring av DKS-arrangementet, samt informere lærere og øvrige ansatte. Kulturkontakten er dermed et viktig bindeledd mellom oss i DKS, skolen og deg som utøver. Kulturkontakten har også ansvar for å organisere og følge opp kulturverter.
Kulturvert
Kulturverter er elever som har viktige oppgaver når skolen får DKS-besøk. Kulturverten representerer skolen overfor utøverne, og bidrar til å skape en positiv ramme rundt arrangementene. Ikke alle skoler har kulturverter, men vi holder årlige kurs for å øke antallet og kompetansen de har. Involver dem gjerne i forberedelser og avvikling av arrangementet. En introduksjon fra en kulturvert kan være en fin start på en formidling. Du kan lese mer på kulturvertsiden vår.
Lærer
Kulturkontakten har ikke anledning til å delta på alle DKS-besøk. Når du tar kontakt i forkant av besøket kan det være fint å få kontaktinformasjon til lærerne som skal være med. Lærerne kjenner sine klasser og elever godt og kan være til god hjelp under avvikling av formidlingen.
Kommunekontakt
Kommunen har i tillegg et eget, lokalt DKS-tilbud. Her er det kommunekontakten som er ansvarlig. Kommunekontakten fungerer som et bindeledd mellom skolene i sin kommune.
Samarbeid med turnéansvarlig
På våren lager turnéansvarlig et forslag basert på avtalte premisser, og sender deg turné til godkjenning. Justeringer gjøres i samarbeid med turnéansvarlig, og godkjennes via en lenke til DKS-portalen hvor du logger inn med BankID.
Reise til og fra turnéområdet
Dersom du og produsent har avtalt reise i forkant og etterkant av turneen, så kan turnéansvarlig være behjelpelig med bestillinger.
Overnatting
Der det er nødvendig bestiller vi hotell eller annen overnatting til alle involverte.
Leiebil
Når turneen er klar kan turnéansvarlig bestille leiebil som tilpasses antall reisende og mengden teknisk utstyr. DKS ordner med bestilling og fakturering, og utøver henter og leverer bilen. Det kan også være nødvendig for utøver å hente utstyr på teknisk lager, og levere dette etter endt turné. Bilen skal kun benyttes i forbindelse med avtalt DKS-oppdrag.
Kjøregodtgjørelse
Ved bruk av egen bil benytter vi Statens satser for kjøregodtgjørelse.
Offentlig transport
Ta vare på alle kvitteringer for transportutgifter knyttet til din turné, og legg dette ved når du fakturerer.
Diett
For reiser over henholdsvis 6 og 12 timer benyttes Statens satser for diett.
DKS Viken disponerer en utstyrspark egnet for turnéring på skoler og ulike lokaler.
I samarbeid med våre produsenter og teknisk ansvarlige kan vi sette sammen en utstyrspakke tilpasset din turné i god tid før oppstart.
Tenk nøye gjennom hva som er nødvendig av teknisk utstyr og sceniske elementer, og finn en balanse mellom kunstnerisk uttrykk og praktisk gjennomføring.
Vi ønsker å promotere din produksjon og forberede elevene på besøk. Alle produksjoner får en egen produksjonsside på vår nettside. Målgruppen er lærere, kulturkontakter, kulturverter og elever.
For at vi skal informere godt trenger vi følgende materiale:
Tekst om produksjonen
Vi trenger en tekst til produksjonssiden. Hold teksten kort og tilpasset lesere i en hektisk skolehverdag, og unngå interne faguttrykk. Dette er tekst som beskriver produksjonen, utøverne og praktisk informasjon rundt besøket. Teksten utarbeides i samarbeid med produsent.
Bilder
Vi trenger 1-3 bilder som kan illustrere produksjonen. Det kan være bilder av formidlingen/forestillingen, av utøvere, bilder av bokomslag, illustrasjoner, filmplakat og lignende. Alle bilder må være av god kvalitet og helst i breddeformat. Bildene må være godkjent av fotograf for bruk hos oss.
Video
Har du en video, et filmklipp, en teaser av din produksjon, så legger vi det gjerne ut på produksjonssiden. Videoen må være godkjent for bruk hos oss.
Videohilsen
Vi anbefaler at du lager en videohilsen fra deg til elevene. Filmen bør vare rundt 1 minutt, og blir en promotering for deg og din turné. Vis frem noe av det elevene får oppleve, legg gjerne ved et par korte klipp av produksjonen, hvis du har. Vi klipper det sammen, og legger på vignett og DKS Viken sin logo. Se på vår side Videohilsen for mer info og eksempler på videohilsen.
Nyhetsbrev
To uker før turneen starter sender DKS Viken et nyhetsbrev til skolen for å forberede elevene på ditt besøk. Vi linker til produksjonssiden med all informasjon og videohilsen.
Kontrakt, honorering, forsikring
Vi sender deg kontrakt for den planlagte turneen i god før du skal ut på veien. Vi forholder oss til rammeavtalen om vilkår for oppdragstakere i Den kulturelle skolesekken. Rammeavtalen forhandles frem årlig av KS og Creo. Vi oppfordrer alle utøvere til å sette seg nøye inn i rammeavtalen som ligger lett tilgjengelig på KS sine nettsider: Honorarsatser for Den kulturelle skolesekken – KS
Rammeavtalen regulerer blant annet:
- De økonomiske vilkårene for kunstnere som oppdragstakere
- Rammer for oppdraget
- Oppdragsgiver og oppdragstakers plikter
- Immaterielle rettigheter
Per 01.08.2023 gjelder følgende honorarsatser:
- Honorar for formidlingsdager, minst kr. 5 620,-, jf. pkt. 4 i rammeavtalen.
- Honorar for møter og forarbeid/preproduksjon avtalt med oppdragsgiver, kr. 782,-, jf. pkt. 6 i rammeavtalen.
Vi ønsker å gjøre utøvere særskilt oppmerksomme på punkt 9 i rammeavtalen som omhandler forsikringer: “Oppdragstaker er selv ansvarlig for å anskaffe forsikringer som er nødvendige for oppdraget, herunder forsikring av eget utstyr og ansvarsforsikringer“.
- Ring kulturkontakt på skolene senest en uke før besøket. Får du ikke svar, send e-post.
- Få bekreftelse på tidspunkt, antall elever og hvilket rom som skal benyttes.
- Avklar om det er andre kontaktpersoner du skal forholde deg til under besøket?
- Avtal parkering.
- Avtal eventuell bærehjelp.
- Oppfordre gjerne kulturkontakt og lærere til å lese produksjonssiden, og forberede elevene på besøket.
- Avtal med kulturkontakt/lærer om hvilket ansvar de skal ha under formidlingen.
På turné
Hva du må huske når du er på veien.
Inkluder kulturvertene i forberedelser og gjennomføring av arrangementet.
De kan være behjelpelig med bæring av utstyr og opp -og nedrigg. De kan vise deg rommene du skal være i, og introdusere deg for publikum. Kanskje får du også en kopp kaffe.
Les er på vår side om kulturverter.
Sosiale medier og nett
Vi bruker Facebook, Instagram og vår egen nettside for å vise fram produksjoner vi har på turné. Vi rekker ikke over alt, og setter stor pris på at du deler fra turnélivet i DKS Viken i dine kanaler. Tagg oss gjerne om du publiserer noe, eller send oss bilder og stemningsrapport som vi kan dele.
Facebook: @denkulturelleskolesekkenviken #dksviken, #dksnorge
Instagram: @dksviken, #dksviken, @dksnorge, #dksnorge
Vi krediterer hverandre
Skriver du eller noen andre om turneen din, husk å kreditere DKS Viken. Kreditering gjelder også for bruk av bilder eller video.
Utøver og DKS Viken har et gjensidig ansvar for å informere hverandre om pressesaker eller annen publisitet knyttet til turneen.
Hvis du blir forhindret fra å gjennomføre formidlingen på grunn av sykdom eller annet, ta kontakt med skolen og turnéansvarlig så fort som mulig. Hvis skolen tar kontakt med deg om avlysning, gi beskjed til turnéansvarlig.
Kriterier for honorering ved avlysninger er beskrevet i kontrakten.
Etter at turneen er godkjent av utøver og skole, ønsker vi ikke endringer. Endringer fører til merarbeid og uforutsigbarhet for skolene og kan komme i konflikt med andre turneer. Skolene har en lang planleggingshorisont og endringer skaper ofte stor frustrasjon. Er det likevel nødvendig med endringer, ta kontakt med turnéansvarlig så tidlig som mulig.
Ferdig med turné
Om evaluering, fakturering og levering.
Har du lånt teknisk utstyr av oss og/eller disponert leiebil, er det utøvers ansvar å levere innenfor normal arbeidstid og etter avtale.
Fakturaadresse
Faktura sendes som EHF (Elektronisk Handels Format) etter endt turnéperiode.
Viken fylkeskommune
Organisasjonsnummer: 921 693 230
Om du ikke kan levere EHF format, sendes det i vanlig postgang til:
Viken fylkeskommune
Fakturamottak
Postboks 1160 sentrum
0107 Oslo
Informasjon som må med i fakturaen
- Ditt navn og adresse
- Ditt organisasjonsnummer
- Bestillernummer til den som skal motta fakturaen. (Spør produsenten. Består av 6 tall)
- Fakturadato og betalingsfrist
- Beskrivelse av hva som er levert.
- Navn på produksjon
- Start og sluttdato på turneen (eller ukenummer)
- Avtalt honorar
- Antall hendelser
- Totalbeløp
- Godtgjørelse ved bruk av egen bil
- Vi bruker statens satser for kilometergodtgjørelse
- Dato
- Kjørestrekning tur – retur
- Antall kilometer
- Bompenger
- Diettgodtgjørelse
- Vi bruker statens satser for diettgodtgjørelse
- Diett gis for reise over 6 timer (regnes fra avreise hjemme til hjemkomst)
- Før opp klokkeslett fra avreise hjemmefra og til du er hjemme igjen. Skriv også opp adressen du reiser til
- Det utbetales ikke diett for avlyste turnédager
- Husk å trekke fra eventuelle måltider som er inkludert i hotellopphold
- Utlegg
- Har du avtalte utlegg? Legg ved kopi av kvitteringer.
Fakturaer som ikke er tilfredsstillende blir returnert.
Etter endt turné ønsker vi en oppsummering med deg.
Skolene får evalueringsskjema etter besøket, disse bruker vi gjerne som grunnlag i oppsummeringen.
Gjør gjerne notater underveis i turneen, og del dine erfaringer med oss, skriftlig eller muntlig. Vi ønsker hele tiden å forbedre DKS -tilbudet, legge til rette for en god turné for utøvere og en god opplevelse for elevene.